Estimado vecinos:
En la última reunión de directiva, se ha planteado la necesidad de que exista una mejora en la comunicación de las obras que se realizan y de la actividad que realiza la directiva y los problemas que afronta, razón por la cual, se han hechos las siguientes mejoras:
- Se han hecho cambios en el sistema para que cada vez que surja información de interés y se coloque en la página web, inmediatamente, se envíe un correo con una copia de la información respectiva. Se colocará además el enlace a la información en el chat. Si bien es cierto que tenemos un chat de emergencias, éste debe usarse solamente para emergencias.
- Se han hecho cambios en el sistema para poder elaborar estados de cuenta y que puedan ser enviados mensualmente por correo de tal forma que no sean consultados solamente en la aplicación web. En dichos estados se ha agregado la fecha de pago que corresponde a la fecha en la cual se registra el pago. Los pagos en efectivo se registran inmediatamente se realizan. Los pagos hechos en la cuenta de la Cooperativa, se demoran en registrar. SE SOLICITA DE FAVOR ESPECIAL, QUE SI SE ACERCAN A CANCELAR EN EFECTIVO EN LA CASA 5, REVISEN SIEMPRE que el pago en efectivo se coloque como completado antes de retirarse. Si el pago no consta como completado, es que no se ha registrado. Hay que considerar que se reciben los pagos de varios vecinos y es imposible llevar las cuentas de cada casa de memoria y dado que muchas veces las ocupaciones del día a día distraen y apabullan, si no se revisa, puede darse que se olvide registrar el pago, por lo que es imperativo asegurarse de que el registro se realice inmediatamente.
- Se ha mejorado las notificaciones de cuentas pendientes de pago. En esta semana que viene haré lo imposible por intentar igualar el registro de los pagos hechos en la cooperativa. Es indispensable que si se reciben las notificaciones de órdenes pendientes, no se ignoren, sino que se proceda inmediatamente a plantear el reclamo si la cuenta ya ha sido pagada, siendo fundamental que se insista las veces necesarias y se haga un seguimiento hasta asegurarse de que se ha registrado el pago. Esto ayuda a que como directiva nos obliguemos a sacar de alguna forma tiempo para poder registrar los pagos que se hacen en la cuenta del Jardín Azuayo.
- El sistema exigía que se llenen las lecturas de agua hasta el 9 de cada mes. La imposibilidad que se tuvo en algunos meses de registrar oportunamente las lecturas de agua, hacía que el sistema no genere la cuenta y por tanto debía crearse la cuenta manualmente. Pese al apoyo de vecinos de buena voluntad que ayudaron a crearlas, siempre un ingreso manual es propenso al error humano y mucho más si la tarea la realiza más de una persona. He solicitado que se realice una auditoría a las cuentas de agua a fin de saber si se han cobrado los valores correctos y que en las cuentas que restan por crear, se hagan los ajustes respectivos. Espero tener los resultados listos esta semana próxima.