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Estimado vecinos:
En la última reunión de directiva, se ha planteado la necesidad de que exista una mejora en la comunicación de las obras que se realizan y de la actividad que realiza la directiva y los problemas que afronta, razón por la cual, se han hechos las siguientes mejoras:
- Se han hecho cambios en el sistema para que cada vez que surja información de interés y se coloque en la página web, inmediatamente, se envíe un correo con una copia de la información respectiva. Se colocará además el enlace a la información en el chat. Si bien es cierto que tenemos un chat de emergencias, éste debe usarse solamente para emergencias.
- Se han hecho cambios en el sistema para poder elaborar estados de cuenta y que puedan ser enviados mensualmente por correo de tal forma que no sean consultados solamente en la aplicación web. En dichos estados se ha agregado la fecha de pago que corresponde a la fecha en la cual se registra el pago. Los pagos en efectivo se registran inmediatamente se realizan. Los pagos hechos en la cuenta de la Cooperativa, se demoran en registrar. SE SOLICITA DE FAVOR ESPECIAL, QUE SI SE ACERCAN A CANCELAR EN EFECTIVO EN LA CASA 5, REVISEN SIEMPRE que el pago en efectivo se coloque como completado antes de retirarse. Si el pago no consta como completado, es que no se ha registrado. Hay que considerar que se reciben los pagos de varios vecinos y es imposible llevar las cuentas de cada casa de memoria y dado que muchas veces las ocupaciones del día a día distraen y apabullan, si no se revisa, puede darse que se olvide registrar el pago, por lo que es imperativo asegurarse de que el registro se realice inmediatamente.
- Se ha mejorado las notificaciones de cuentas pendientes de pago. En esta semana que viene haré lo imposible por intentar igualar el registro de los pagos hechos en la cooperativa. Es indispensable que si se reciben las notificaciones de órdenes pendientes, no se ignoren, sino que se proceda inmediatamente a plantear el reclamo si la cuenta ya ha sido pagada, siendo fundamental que se insista las veces necesarias y se haga un seguimiento hasta asegurarse de que se ha registrado el pago. Esto ayuda a que como directiva nos obliguemos a sacar de alguna forma tiempo para poder registrar los pagos que se hacen en la cuenta del Jardín Azuayo.
- El sistema exigía que se llenen las lecturas de agua hasta el 9 de cada mes. La imposibilidad que se tuvo en algunos meses de registrar oportunamente las lecturas de agua, hacía que el sistema no genere la cuenta y por tanto debía crearse la cuenta manualmente. Pese al apoyo de vecinos de buena voluntad que ayudaron a crearlas, siempre un ingreso manual es propenso al error humano y mucho más si la tarea la realiza más de una persona. He solicitado que se realice una auditoría a las cuentas de agua a fin de saber si se han cobrado los valores correctos y que en las cuentas que restan por crear, se hagan los ajustes respectivos. Espero tener los resultados listos esta semana próxima.
INFORME DE LA PRESIDENCIA A LOS CONDÓMINOS DEL CONJUNTO VARENNA.
Estimados Condóminos,
Reciban un cordial saludo de parte de la presidencia del conjunto Varenna. Es un placer poder compartir con ustedes los avances y gestiones realizadas durante el último mes, que han sido fundamentales para el desarrollo y mejora de nuestra comunidad. A continuación, se detallan los puntos más destacados:
Formalización de la directiva
Se elaboró la minuta de protocolización con un abogado y se llevó a cabo la protocolización en la Notaría Nº 85, marcando el inicio formal del conjunto.
Mejoras en el sistema interno
Se levantó un sitio web para el conjunto, que pese a algunas dificultades iniciales, ahora está totalmente operativo. Además, se corrigieron errores en el sistema, especialmente en el envío de correos y la generación de cuentas de agua, optimizando la comunicación y la transparencia.
Implementación de un sistema contable
Se integró un sistema contable que registra automáticamente los ingresos y gastos del conjunto. Este incluye un resumen visual que detalla ingresos, gastos, activos, pasivos, transacciones y flujo de caja, facilitando la administración financiera.
Capacitación a los vecinos
Durante el proceso de pagos, cada vecino recibió una capacitación personalizada sobre el funcionamiento del sistema. Se les mostró cómo abrir su cuenta, cuáles eran las cuentas por pagar, el estado de las cuentas pendientes y cómo cambiaba el estado de las mismas una vez canceladas.
Gestión financiera
Se abrió una cuenta bancaria y se está gestionando el RUC, lo cual permitirá realizar transferencias y operar formalmente en el sistema financiero. Además, se firmaron las letras de cambio y se realizaron los primeros cobros, avanzando hacia una administración más eficiente.
Mantenimiento del entorno
Se realizó el corte de césped y se aplicó un tratamiento matamalezas en el área del parqueadero y en la parte exterior del ingreso al conjunto, específicamente sobre la acera, mejorando las condiciones de las áreas comunes.
Reparación del sistema de bombas
Este mes, hemos realizado una importante reparación en el sistema de bombas. Se solucionó un problema por el cual, al arrancar las dos bombas, el breaker del cuarto de bombas se disparaba, lo cual afectaba el funcionamiento normal del sistema. Este inconveniente ha sido completamente resuelto, asegurando un rendimiento más estable y eficiente.
Generación de cuentas de agua
Todas estas gestiones han requerido tiempo, lo que nos retrasó un poco en la generación de las cuentas de agua. Sin embargo, estas han sido realizadas el día de hoy y contemplan el cobro desde la lectura inicial tomada en octubre hasta la última lectura efectuada en este mes de noviembre.
Bypass
Aún no se ha realizado el bypass, pero ya se llevó a cabo la primera visita del proveedor. Estamos esperando la segunda visita, durante la cual se finalizará la instalación. Para ello, será necesario cortar el agua durante una hora. Les pedimos disculpas anticipadas por este pequeño corte y agradecemos su comprensión.
Llamado a los Condóminos
Les recordamos que, al realizar sus pagos en la cooperativa, es muy importante que indiquen tanto el nombre del condómino como el número de la casa correspondiente al pago. Esto nos ayudará a registrar de manera precisa y eficiente todos los pagos y evitar posibles confusiones en el sistema.
Nota Especial
Solicitamos de la manera más cordial a los propietarios de las casas 4 y 19 que registren su cuenta a la mayor brevedad posible para que podamos registrar correctamente sus pagos y mantener al día la información en el sistema. Agradecemos su pronta atención a este asunto.
Importancia del Pago de Cuotas
Es fundamental recordar que todos los usuarios deben abrir su cuenta en nuestro sistema, ya que sin esta acción no contamos con un lugar adecuado para registrar sus pagos. Sin una cuenta activa, no podemos garantizar un seguimiento adecuado de las transacciones. Además, les solicitamos encarecidamente que realicen el pago de sus cuotas a tiempo, ya que la morosidad en este mes se ha duplicado en comparación con el mes anterior. El cumplimiento con los pagos es crucial para mantener el buen funcionamiento de todos los servicios que ofrecemos y en especial en este mes que ya casi tenemos lo necesario para dar inicio a la instalación del cerco.
Transparencia en los Gastos
Con el fin de mantener la transparencia en la gestión de los fondos del conjunto, se adjuntan los recibos de los gastos realizados durante este mes. Esto permitirá a todos los condóminos revisar detalladamente los costos incurridos y seguir de cerca la administración de los recursos.
Estos logros demuestran el compromiso de la directiva con la mejora continua y el desarrollo de una comunidad organizada y eficiente.
Cordialmente,
Juan Carlos Peñaherrera
Presidente del Conjunto Varenna
NUESTRA PROPUESTA
En Varenna, el compromiso y esfuerzo de nuestra directiva son esenciales para el funcionamiento y mejora de nuestra comunidad. Cada miembro trabaja arduamente, a menudo sacrificando su tiempo libre y momentos en familia, para mantener nuestro entorno seguro y armonioso. Su dedicación asegura un entorno bien gestionado y una vida comunitaria ejemplar, haciendo de Varenna un lugar excepcional para vivir.
La transparencia en la gestión de cuentas es clave para la confianza en nuestra comunidad. En Varenna, proporcionamos un acceso web para que cada casa pueda ver sus cuentas por pagar y el estado de pagos, además tenemos un sistema contable web donde se registra desde el mantenimiento hasta las mejoras. Esta apertura garantiza que cada contribución se utilice de manera responsable, fortaleciendo la confianza y la responsabilidad financiera en nuestra comunidad.
La automatización en los registros y procesos disminuye errores y facilita el seguimiento de pagos, asegurando que las cuentas se manejen de manera oportuna y transparente. Esto, junto a una compromiso con la cobranza contribuye a mantener las finanzas del conjunto equilibradas y una administración eficaz.
